Metinleri ve Grafikleri Tekrar Kullanmak Üzere Saklamak

Büyük bir olasılıkla belgelerinizde tekrar tekrar kullandığınız, organizasyon adları, hesap numaraları veya bir şirket logosu gibi metin ve grafikler vardır. Bunları her seferinde tekrar yazmak ya da yaratmak yerine, gerektiğinde kullanmak üzere bunları KendMetin öğeleri olarak saklayabilirsiniz. Word’de bir KendMetin öğesi sık olarak kullanılan metin ve grafikleri saklamakta kullanılır (bunlara demirbaş denir), böylece bunları belgenize çabuk bir şekilde birkaç fare tıklaması ya da birkaç tuşa basmakla yerleştirebilirsiniz.

Korhan Akşemsettinoğulları gibi uzun bir adı bir KendMetin öğesi olarak saklayabilirsiniz. Veya, “Herhangi bir sorununuz varsa D Binası 227 no’lu odada benimle temasa geçebilirsiniz” metnini sık sık yazıyorsanız, bunu saklayabilirsiniz; böylece yeri geldiğinde bir daha yazmanıza gerek kalmaz.

Her KendMetin öğesi yarattığınızda ve sakladığınızda, hatırlanması kolay bir ad verin. Daha sonra bu grafik ya da metni, ihtiyacınız olduğunda, adını kullanarak süratli bir şekilde belgenize yerleştireceksiniz.

Burada sık olarak kullanılan KendMetin öğelerinin bazı örneklerini göreceksiniz.

· Düzenli olarak kullanılan haberleşme adresleri

· Şirket adı ve logosu

· Klasik bir mektup bitirit tekli

· Uzun bir hatırlatıcı notlare listesi

· Telif hakları uyarısı

· Anlatmalardaki standart maddeler

· Alışılmadık biçimli bir metin

· Scanner ile bilgisayarınıza aktarılmış imzanızı Word’e kopyalayıp bir grafik olarak kullanmak

KendMetin öğeleri küresel olarak saklanabilirler, böylece bunları her belge için kullanabilirsiniz. Bir şirket adı ve logosu gibi şeyler birçok değişik türdeki belge için kullanılabilir. Dişer türdeki öğeler için bunları değişik tüpteki belgelerde kullanmak size göre daha uygun olabilir. Eğer belgeleriniz NORMAL.DOT şablonundan farklı bir şablonu esas alıyorsa, KendMetin öğelerini aynı şablonu esas alarak yarattığınız belgeler için saklayabilirsiniz. Örneğin, bir iş mektubunun komplimanlarla dolu kapanış metnini sadece iş mektupları tablonunuzda saklayabilirsiniz.

Genel olarak saklanan KendMetin öğeleri tüm şablonların KendMetin öğeleri listesinde kullanılabilir halde görünürler. Bir KendMetin öğesini sadece bir şablon için kaydetmek, bu KendMetin öğesini alakasız çalışmalarda kullanmayacağınız anlamına gelir.

KendMetin Öğeleri Yaratmak

Bir KendMetin öğesi herhangi bir miktarda metin, grafik veya bir metin-grafik birleşimini içerebilir. Bu sadece bilgisayarınızın ne kadarlık bir hafızaya sahip olduğu ile kısıtlıdır. Bir KendMetin öğesi yaratmak için önce belgenize metni yazıyor ya da grafiği yerleştiriyorsunuz. Daha sonrada bu metni veya grafiği seçiyorsunuz. Son olarak da seçiminizi, kullanacağınız zaman hatırlanması kolay olacak, tanımlayıcı bir adla saklıyorsunuz.

Metin veya grafikleri bir KendMetin öğesi olarak saklamak

1. KendMetin öğesi olarak kullanacağınız metin veya grafiği seçin.

2. Düzen menüsünden KendMetin’i seçin.

3. KendMetin Ad kutusuna KendMetin öğesi için bir ad yazın.

Bir KendMetin öğesi adı 31 karakterlik bir uzunluğa sahip olabilir ve boşluklar içerebilir. Ancak hatırlanmasının ve kullanılmasının kolay olması için olabildiğince kısa yazılması en iyi olandır. Bu adı bir belgeye KendMetin öğesini her yerleştirmek istedişinizde kullanacaksınız.

4. Ekle düğmesini seçin.

Örneğin mektupların sonunda kullandığınız kapanış bölümünü bir KendMetin öğesi olarak saklamak istiyorsunuz. İlk olarak herzaman yazdığınız gibi bir kapanış yazıyorsunuz, bu kapanış “Sevgilerle” kelimesi ile birlikte üç ya da dört boş satırı ve adınızla, ünvanınızı içerebilir. Daha sonra kapanış kısmının tümünü seçiyor ve Düzen menüsünden KendMetin komutunu veriyorsunuz. Öğeye “kapanış” gibi hatırlanması kolay, kısa bir ad yazın. Bir sonraki mektubunuzun sonunda basitçe kapanış yazıp F3 tuşuna bastığınızda, Word “Sevgilerle” kelimesini ve adınızla ünvanınızı sizin için yerleştirir.

Word’ü terkederken, eğer yarattığınız veya düzenlediğiniz KendMetin öğeleri varsa, Word bunları global olarak kaydetmek isteyip istemediğinizi soran bir ileti görüntülenirse, değişiklikleri saklamak için Evet düğmesine tıklayın. Hayır düğmesine tıkladığınız takdirde KendMetin’e yapılan eklemeler veya silmeler yok varsayılacaktır.

Bir Belgeye KendMetin Öğesi Yerleştirmek

Bir belgeye KendMetin öğesi yerleştirdiğinizde, metin öğenin içeriğini ekleme noktasını hemen takip eden yere kopyalar. KendMetin öğeleri tekrar kullanılabilirler. Bir öğeyi sakladıktan sonra defalarca kullanabilirsiniz.

Bir KendMetin öğesi yerleştirmek

1. Ekleme noktasını KendMetin öğesini yerleştirmek istediğiniz noktaya yerlettirin.

2. Düzen menüsünden KendMetin komutunu verin.

Eğer KendMetin öğeleri yoksa, KendMetin komutu kullanılamaz.

3. Bir KendMetin öğesi adı yazın ya da seçin.

4. KendMetin öğesini biçimlendirmesi ile birlikte yerleştirmek için Biçimlendirilmiş Metin düğmesini seçerek Yerleştir düğmesine tıklayın.

-veya-

Metni çevresindeki metnin biçimlendirmesine uygun olarak yerleştirmek için, Yerleştirme düğmesine tıklamadan önce Düz Metin düğmesini seçin.

Bir KendMetin öğesini yerleştirmenin kısayolu

Eğer yerleştirmek istediğiniz bir KendMetin öğesinin tam adını ve yazımını biliyorsanız, aşağıdakileri uygulayabilirsiniz.

1. Ekleme noktasını KendMetin öğesini yerleştirmek istediğiniz noktaya getirin.

2. KendMetin öğesinin adını yazın.

KendMetin öğesinin belge içerisinde kendinden önce ve sonra bir boşlukla ayrı olarak yazıldığından emin olun.

3. F3 tuşuna basın.

Word bu KendMetin adıyla saklanan metin ve grafikleri yerleştirir.