BBY 412 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ TOPLU ÖZET

Geçmişten Günümüze Dünyada Arşivler Ve Arşivciliğin Gelişimi

 “Avrupa-Amerika-Asya”

“ARŞİV  NEDİR ?”

     Latince’de resmi daire, belediye sarayı anlamı taşıyan  “Archivum” dan gelen, çeşitli şekilde  tarifi yapılan arşiv genel anlamda;

     Kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesinde meydana gelen ve bir maksatla, belli bir sistem dahilinde saklanan doküman ve bu dokümana bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerlerdir.

Arşivciliğin Doğuşu Ve Önemi

     Tarihi süreç içerisinde sosyal bir varlık olan insan, yerleşik hayata geçerek bir arada yaşamaya ve topluluk oluşturmaya başlamasından itibaren, gerek birey olarak topluluğun diğer bireyleri ile, gerekse fert veya oluşturduğu topluluk vasıtasıyla diğer topluluklarla bir takım faaliyetler içerisinde olmuşturve kimi zaman yükümlülük altına girmişlerdir ve ürettikleri belgelere çeşitli nedenlerle erişmeye  başlamışlardır.

Avrupa ve Diğer Batı Ülkelerinde Arşivciliğin Tarihçesi

     Ortaçağ avrupasında ,başlangıcta bir çok ülkede yazılı belgelerle işlem yapmak imkanı yaygın olmadığından ,ancak papalık sarayı ile , bir kaç yunan ve italyan psikoposluk merkezinde ve manastırlarda arşivler kurulabilmiştir.İnsanların geçmişe  olan ilgileri ,öğrenme istekleri,yazılı materyalin korunması kavramınıda beraberinde getirmiştir.
     Bu açıdan Rönesans, kütüphanelerin,el yazması esesrlerin ve arşivlerin oluşumu ile sonuçlanan parlak bir dönem  olmuştur. Arşivlerin modern anlamda kuruluşuna tarih olarak  1789 fansız ihtilalini başlangıç tarihi olarak vermek mümkündür.Fransız ihitilali arşiv konusuna yeni bir düzenleme getirmiştir.

     Kral ailesinin arşivlernin saklandığı  l’hotel de soubise nin 1708 yılında restorasyonu yapılmış ve ek binalar inşa edilmiştir. Böylece 1. napolyonun milli arşiv fikrinin temeli atılmıştır.
1928 yılı mart ayında çıkan arşiv kanunu ilede bütün arşiv belgeleri archives nationales e devredilmiştir.

     Alman arşivleri 2. dünya savaşından önce  Prusya  ve Bavyera  devlet arşivleri olmak üzere ikiye ayrılmıştı. Sonra ise arşivlerinin depolarının birleştirilip tek bir yerden yürütülmesi düşünülmüş ama gerçekleştirilememiştir.

      İtalya’da Venedik ve diğer şehirlerde, arşivlerin 11.yüzyıldan itibaren kurulduğu görülür.Papa 5. Paul,Vatikan arşivinin 17. yüzyılın ilk yarısında kurucusu olmuştur.Vatikan arşivi 1611’de kurulmuş,1880 yılında hizmet vermeye başlamıştır.

      İspanya’da da arşivlerin tarihi oldukca eskidir.1543 yılında Simancas’da ilk arşivin kurulduğunu görüyoruz.1785’de de Seville de Archivo de İndias kurulmuştur.

      İngiltere de ise ,ancak 1838 yılında çıkarılan bir kanunla (the public record office act) İngiliz Devlet arşivi kurulduktan sonradır ki ,bütün resmi vesikalar bir araya toplanmaya başlanmıştır.Bugün İngiltere’de arşiv,ingiliz kraliçesinin himayesi altındadır.Hertürlü masrafları hazinece karşılanır.

AMERİKA VE ASYA’DA ARŞİVCİLİĞİN GELİŞİMİ

      Amerika birleşik devletlerinde arşiv dökümantasyonunun teşekkülü amerikanın istiklaline kavuşmasıyla başlar.Amerikada milli arşivin(National Archives) 1934 yılında merkezi idareye ait evrakın bir araya toplanmasına başlanmasıyla birlikte kurulduğu görülür. Ancak  tarihi belgelerin azlığı nedeniyle Amerika Birleşik Devletleri’ nde arşivcilik eğitimleri  çok gelişememiş ve diğer avrupa ülkelerinde bu farkedilmiş ve arşiv eğitim programlarına  “otomasyon ,belge yönetimi,arşiv yönetimi ve arşiv türleri” dersleri eklenerek denge sağlanılmaya çalışılmıştır.

     1943 ve 1950 yıllarında çıkarılan iki kanunla da federal idarelerden milli arşive devredilecek arşiv malzemesi tesbit edilmiştir.
     Güney Amerika Asya ve Afrika ülkelerinin arşivlerini kurabilmeleri ise , ancak içerisinde bulunduğumuz yüzyılın başlarında , özellikle 2. Dünya Savaşı’ndan sonra mümkün olabilmiştir.

ÖZET

ARŞİVCİLİK UYGULAMALARI

E-ARŞİV UYGULAMASI: Ülkemizde bulunan tarihi ve modern arşivlerin gelişen bilgi teknolojileriyle elektronik ortama aktarılması ve bu sayede daha hızlı iletişimle daha çok kişinin kullanımı sağlanmaktadır. AB kriterleri, bilgi edinme kanunun yürürlüğe girmesi, elektronik imza kullanımının yaygınlaşmasıyla e-arşiv’e duyulan ihtiyaç artmıştır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, İTÜ, İzmir Kent Müzesi, Milli Savunma Bakanlığı gibi kurumlar e-arşiv çalışmalarına örnek kuruluşlardır.

Tasnif Faaliyetlerindeki Safhalar ve Tasnif Sırası

Uluslar arası geçerliliği olan ve modern arşivlerde uygulanan provenans sistemi uygulanmaktadır. Söz konusu tasnif faaliyeti şu şekilde olmaktadır:

1)  Plânlama ve ön araştırma safhası: Arşive düzensiz olarak gelmiş olan malzemenin tasnif edilebilmesi için bir plana ihtiyaç duyulduğu gibi, ele alınacak fonların önem derecesine göre sınıflandırmasını yapmak gerekmektedir. Bu amaç doğrultusunda öncelikle tasnif edilecek fon seçilir. Dokümanın arşiv depolarındaki miktarını belirlenir. Hangi işlemlerden geçilerek tasnif edileceği ve gerekli personel adedi hesaplanır.

2)  Tasnif Aşaması: Her guruptaki belgeler tek tek alınıp tasnife tabi tutulur. Önce defterlere geçici numara verilir ve defter fişi çıkartılır, Geçici numaraların düşmemesi için boyu uzun kulakçık kullanılır. Numara kulakçığın düşme ihtimaline karşı, defterin birinci sayfasının sol üst köşesine kurşun kalemle yazılır daha sonra Cins ve tarih kesinleşince defterler genel kronolojiye dizilir ve varak sıra numarası verilir, özet fişleri düzenlenir. Defterlere, tespit edilen kodu, orijinal ve genel sıra numarasını ve tarihini belirten etiket yapıştırılır ve son aşama olarak hazırlanan defter listeleri veya özet fişleri için envanter veya kataloglar tertip edilir.

3)   Kataloglama aşaması

KATALOGLARIN HAZIRLANMASI: Osmanlı Arşivi'nde tasnif Provenans Sistem'e göre yapıldığından dolayı Osmanlı bürokratik düzeninde yer alan her birim, belli kodlar altında sınıflandırılır. Araştırma amacıyla kullanıma sunulan kataloglarda evrakın kronolojik olarak sıralanması, dosya, belge numarası ve belgenin kısa bir özetinden oluşmaktadır.

Diğer uygulamalar

Ayıklama-imha işlemi

Arşiv malzemesi tesbiti

Arşiv hizmetlerinin denetimi

Arşiv hizmetlerinde rehberlik

Saklama Planları

Sayısallaştırma Çalışmaları

TIBBİ DOKÜMANTASYON VE TIP ARŞİVLERİ

Tıbbi Doküman; insan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çalıŞmalardan elde edilen bilgileri düzenli bir Şekilde kapsayan belgelerdir. Poliklinik kayıtları, hasta dosyaları ve raporlar tıbbi dokümanlardır.

Tıbbi dokümanlar eksiksiz hazırlanmalı, zamanında düzenlenmeli, kullanılabilir nitelikte olmalı, doğru bilgi içermeli, araŞtırma ve bilimsel çalıŞmalara kaynak oluŞturmalı, yasal zorunluluklara cevap vermeli, gizlilik ve güvenilirliği sağlamalıdır.

Tıbbi doküman belgelerinin bilimsel kurallara uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde hizmete sunulması ile ilgili iŞlemlerin tümüne ise tıbbi dokümantasyon denir.

Tıbbi dokümanlardan hasta dosyaları bireye özgü oldukları için en değerli belge niteliğindedir. Sağlık hizmeti almak için sağlık kurumlarına baŞvuran kiŞilere uygulanan tıbbi iŞlemlerle ilgili bilgileri içeren belgelerin bilimsel kurallara uygun olarak düzenlenmesi ile oluŞturulan belge topluluğuna hasta dosyası denir. Hasta dosyaları hem hasta yönünden hem sağlık kuruluŞları yönünden hem araŞtırma ve eğitim faaliyetleri yönünden hem de hukuki ve adli tıp yönünden önemlidir. Hasta dosyaları sayesinde hekimler hastalarının eski ve yeni durumlarını izleyebilirler. Hekime hastalığın seyri, tedavinin sonuç verip vermediği hakkında bilgi veriri. Hastanede verilen tıbbi bakımın kalitesinin değerlendirilmesinde hasta dosyaları önemlidir.

Hasta dosyaları üç türlü indekslenmektedir. Bunlar: hastaya ait bilgilere ve hastanın dosyasına ulaŞma için düzenlenen hasta dosyaları, aynı tür hastalık ve ameliyat geçiren hastaların dosyalarına eriŞim amacıyla oluŞturulan hastalık ve ameliyat indeksleri, doktorun tedavi ettiği hasta bilgilerini içeren doktor indekslerinden oluŞmaktadır.

Hasta dosyalarına; hasta kabul kağıdı, tıbbi müŞahede ve muayene kağıdı, derece kağıdı, hasta tabelası, röntgen istek kağıdı ve raporları, laboratuar istek kağıdı ve tetkik raporları, ameliyat kağıdı, hastanın muayene istek formu, çıkıŞ özeti gibi belgeler konulmaktadır.

Hepimizin bildiği gibi arŞivler bir milletin en değerli hazinesi olarak; devletin ve fertlerin haklarını, milletlerarası münasebetleri belgeler ve korur. Bir belgenin arŞiv malzemesi olabilmesi için organik olması ve bir iŞleve bağlı olarak üreten bir ya da iki kiŞi tarafından üçüncü bir kiŞi ya da kuruma iletilmiŞ olması gerekmektedir. ArŞivler bir kurum için karar verme, yasal destek, kurumsal verimlilik, tarihi referans ve bir tasarruf aracıdır.

ArŞivlerin belli baŞlı fonksiyonları vardır. Bunlar: arŞiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak, arŞiv malzemesini kayba uğramaktan kurtarmak, arŞiv malzemesini gerekli Şartlarda saklamak ve arŞiv malzemesini yararlanmaya sunmaktır.

Hasta dosyalarının bilimsel kural ve standartlara uygun olarak toplandığı, düzenlendiği ve hizmete sunulduğu birimlere ise hasta dosyaları arŞivi denir. Hasta dosyaları arŞivinde renkli dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Bu sistemde dosyalarda yer alan dosya numaraları renklerle kodlanmıŞtır ve her rakam bir renk karŞılığı vermektedir. (0:kırmızı, 1:gri, 2:mavi, 3:turuncu, 4:mor, 5:siyah, 6:sarı, 7:kahverengi, 8:pembe, 9:yeŞil)

Hacettepe Üniversitesi Hastanesinde 3,5 milyon dosya olduğu tahmin edilmektedir. 1963’ten beri yatan hastaların tümü ICD-8 ve ICD-9 ile kodlanmıŞ, 2000’den beri yatan hasta tanıları ICD-10 ile kodlanmıŞtır. ICD-10 uluslar arası hastalık sınıflandırılması versiyonudur.

ICD-10'un alfanumerik kod yapısındadır. Sınıflama yapısında 4 düzey bulunmaktadır. Her düzey, bir üsttekinin detaylandırılmıŞ halidir.

Tıbbi arŞiv: hasta endeksi bölümü, eksik dosyalar bölümü, dosyalama bölümü, tıbbi sekreterlik bölümü, hasta kayıtlarının muhafazası, ayıklama ve imha bölümlerinden oluŞmaktadır.

Bu konuyla ilgili Türk Tabipler Birliğinin, hekimler ve tabip odası yöneticileri için oluŞturduğu bir mevzuat bulunmaktadır. Yataklı tedavi kurumları tıbbi kayıt ve arŞiv hizmetleri yönergesi Sağlık Bakanlığının 06.11.2001 tarih ve 10588 sayılı olurları ile yürürlüğe girmiŞtir. Yönerge 8 kısımdan oluŞmaktadır. Bu yönerge Sağlık Bakanlığı'na bağlı yataklı tedavi kurumlarını ve bu kurumlardaki tıbbî kayıt ve arŞiv hizmetlerini kapsamaktadır.

Hasta dosyaları adlı tıp vakalarında ilgili Şahıslar, sağlık kurumları, doktorlar ve adli makamlar için büyük önem taŞırlar. Mülkiyet, gizlilik ve mahkemelerde delil olarak kullanılması bakımından önem teŞkil etmektdir.

Hastane arŞivlerinin dijitalleŞtirilmesi; sistem tarafından otomatik olarak üretilen hasta numarası baz alınarak arŞivin düzenlenmesi, arŞiv dosyası istenen hastanın dosyasının hızlıca bulunup isteyen kiŞiye teslimi, teslim alan kiŞi, teslim eden kiŞi, teslim tarihi gibi bilgilerin bilgisayara kaydı, ArŞiv dıŞında olan dosyaların takibi, arŞive geri iade edilen dosyaların, kimden geri alındığı, geri alan kiŞi ve geri alım tarih saati gibi bilgileri kaydedilmesi ile mümkün olmaktadır.

Hacettepe arŞivinde ise; hastane özellikle son dönemde Meteksan ve EMC ile gerçekleŞtirdiği yeni veri depolama sistemlerini planlamaktadır. Hastane bütün çekilen filmleri dijital ortamda EMC Centera sistemi üzerinde saklamaktadır. Doktorlar birkaç saniye içinde hastalarının daha önce da stoklardan muhasebeye, hasta takibinden çağrı merkezine, tüm yapı tek bir noktada toplanmıştır.

TRT

Türkiye Radyo Televizyon Kurumu (TRT), devlet adına radyo ve televizyon yayınlarını gerçekleştirmek amacıyla, 01 Mayıs 1964’de, özel yasayla özerk tüzel bir kişiliğine sahip olarak kuruldu. 1972’deki anayasa değişiklikleri ile kurum “tarafsız” bir kamu iktisadi kuruluş olarak tanımlandı.  1982 Anayasası hükümleri doğrultusunda 1984 yılında Türkiye Radyo ve Televizyon Kanunu yeniden düzenlendi. TRT bugün yayınlarını 12 televizyon kanalı, 6 ulusal, 6 bölgesel, 1 yerel, 2 uluslararası radyo kanalı, 30 dilde internet haberciliği ve TRT Radyo Televizyon  Dergisi “Vizyon” ile sürdürmektedir. Trt arşivi Genel müdür yardımcılığının altında başlı başına bir birim olarak karşımıza çıkmaktadır.

Arşiv Dairesi Başkanlığı

Kurumun yapım yayın sürecinde üretilen görsel işitsel yayın materyalinin;arşive kazandırılması,restorasyonu,güvenilir ortamlarda saklanması,yeniden kullanıma sunulması,sayısal ortama aktarılması,detaylı içerik çözümlemesi,yurt içi yurtdışı tanıtım ve satışının yapılması amacıyla bu faaliyetleri yürütmektedir.

Arşiv Kayıtlarının Sisteme Girilmesi

    TRT’de her yayın tek tek Microsoft Access programı ile bilgisayara işleniyor ama bunun öncesinde arşiv görevlisine yayın kağıdı (arşiv formu) geliyor.

   Bu form yayınlarla ilgili tüm bilgileri içeriyor

Bu formlar bilgisayara girilmeden önce kağıdın sağ üst köşesine arşiv numarası ve arşive giriş tarihi yazılıyor.

Bu form; yapımın adı, yapımın orijinal adı, yapımcı-yönetmen adı, yapım/proje no, band no, yapımcı koordinatörlük, seslendirme no, süresi, yapımcı, yönetmen, metin yazarı, senarist adı, ilk yayın tarihi, band türü, yapımın türü, arşive ilk giriş tarihi, bölüm no. içeriyor.

Formu alan görevli ilk önce arşiv numarası ya da yayının ismi ile kayıt sorgulaması yapıyor.

Eğer yayın kayıtlı değilse yeni kayıt işlemi yapılıyor. Formlardaki bu bilgiler aynı sırayla bilgisayara aktarıldıktan sonra etiketleri ve kartları alınır. Bu formlar daha sonra bantlarında bulunduğu depolarda muhafaza ediliyor. Kartlara ise formlara göre daha spesifik bilgiler işlenir.(yayın adı,band no.,arşiv no. gibi). Kartlarda işlemleri bittikten sonra çekmecelere kaldırılır. Etiketler ise bantların üstüne yapıştırılır ve bu sayede kaynak kolayca bulunabilinir.

Sorunlar

Yetersiz ve donanımsız personel,

Kurum çalışanlarının gerekli prosedürü bilmemesi,

Donanım ve teknoloji eksikliği şeklinde sıralanabilir

EMEKLİ SANDIĞI

Bu çalışmada şehit, dul, yetim maaşları gibi konularda vatandaşa hizmet veren Emekli Sandığı ve Türkiye’nin Sermaye piyasasının nabzını tutan Sermaye Piyasası Kurulunun görevlerini, bölümleri daire başkanlıkları ve bu kurumların arşivleri incelenmektedir. Bu arşivler incelenirken arşivlerin genel özellikleri verilmiş, sınıflama sistemleri hakkında bilgi verilmiş ve fotoğraflar ile somutlaştırılmıştır.

Emekli Sandığı

Tarihi; Osmanlı Devleti’ndeki Sicill-i Ahval (1879-1908), Başbakanlık Osmanlı Arşivi’nde bulunan Tekaüd Defterleri (1880-1914)’ ne dayanmaktadır.

Emekli sandığı sicil dosyaları da; 1914 yılından itibaren kayda geçirilen defterler aradaki boşluğu doldurması bakımından büyük önem taşır.

Görevleri:

l  Bilgi edinilmek istenilen herhangi bir şahsın sicil dosyalarına ulaşmak için araştırmacıların ilk başvuracağı yerdir.

l  Şehit, gazi, dul, yetim maaşları gibi konularda vatandaşa hizmet vermek amacıyla kullandığı için bu vesikaları elinde tutmaktadır.

Emekli Sandığı Arşiv Binası:

1949 yılında kurulmuş, 1950 yılında görev yapmaya başlamıştır. Son dönemde yapılan yeni düzenlemeyle birlikte kurum aylık bağlamayla SGK(Sosyal Güvenlik Kurumu) ile birleşmiştir.

Belgelerin İçindeki Bilgiler:

l  Memurun en son görev yeri

l  Aldığı maaş

l  Daha önce nerelerde görev yaptığı

l  Terfileri

l  Doğum ve ölüm yeri

l  Aile yakınlarına ait bilgileri

TAPU KADASTO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ VE TAPU KAYITLARI

Ülkemizde ilk Tapu Teşkilatı 21 Mayıs 1847 tarihinde Defterhane-i Amire Kalemi adıyla kurulmuş ve Cumhuriyete kadar çeşitli isimler altında görevini sürdürmüştür.  Cumhuriyetin kurulmasından sonra bağımsız bir tapu teşkilatının oluşturulması önem kazanmıştır. Bunun üzerine 1924 yılında Tapu Umum Müdürlüğü Teşkilatı kurulmuştur.Teşkilat, 26 Eylül 1984 yılında çıkarılan 3045 sayılı Kanunla, bugünkü statüsüne kavuşmuştur.

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün ana görevleri, yasalarla belirlenmiş olan; taşınmaz mallarla ilgili akitler ve her türlü tescil işlemini yapmak, tapu sicillerinin düzenlenmesi için temel prensipleri tespit etmek, tesis kadastrosu yaparak, taşınmazların hukuki ve teknik durumlarını belirlemek ve bunları güncel tutmaktır.

21 Haziran 1987 tarih ve 3402 sayılı Kanuna göre kadastronun amacı, Türk Medeni Kanunun hükümlerine uygun olarak taşınmaz malların mülkiyet haklarını tesis etmek ve kadastral haritalarını yapmaktır.

Tapu Kadastronun hizmetleri; Tapulu gayrimenkullerin tapularının yenilenmesi,tapusuz gayrimenkullerin tapuya bağlanması, yaşatma, güncel tutma, Yenileme, tescile konu her türlü harita ve planların kontrolü ve arşivlenmesi, taleplerin karşılanmasıdır.

Tapu Kadastronun programları;   Tapu sicil programları, kadastro programları ve dava takip programlarından oluşmaktadır.

Arşivlenen Belgeler; Tapu Tahrir (Kuyud-ı Kadime) Defterleri,Zabıt Kayıt Defterleri (Milli Sınırlarımız Dâhili),Zabıt Kayıt Defterleri (Milli Sınırlarımız Harici),2.nüsha Tapu Senetleri, İpotek Belgeleri ve İpotek Terkin Cetvelleri,2.nüsha Tapu Kütükleri,Hâsılat Kayıtları,Tablo-Mahzen Defterleri,Köy sınır kayıtları ve mera tahsis kararlarıdır.

Merkez arşivinde Kuyud-ı kadime olarak da tanımlanan Tahrir Defterleri:Mufassal Defterler, İcmal Defterleri, Evkaf Defterleri, Ruznamçe Defterleri, Cebe Defterleri, Mustahfazat Defterleri ,Derdest Defterleri, Anadolu ve Rumeli Yoklama Defterleri, Vakfı Cedid Defterleridir.

Tapu sicilindeki belgelerin veriliş esasları;   Tapu sicilindeki belge ve bilgilerin veriliş esasları bir genelge ile belirlenmiştir. Mahkemeler, Cumhuriyet Başsavcıları ile Özel kanunları ve tüzükleri gereği yetkili ve görevli kişilerin suç araştırma ve soruşturma kapsamında bilgi ve belge edinmelerine izin verilmektedir.Yine avukatların, kamu kurum ve kuruluşlarının, bankaların Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Dairesi’nden bilgi ve belge almaları mümkündür.

BELEDİYELEDE ARŞİV YÖNETİMİ

       Belediye, bir şehir veya ilçenin temizlik, aydınlatma, su, elektrik esnaf denetlenmesi gibi kamu hizmetlerine bakan, tüzel kişiliği olan, üyeleri halk tarafından seçilen,  ortak ihtiyaçlarını ve hizmetlerini gören bir örgüttür.

ARŞİV

      Arşiv, kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri konusunda meydana gelen idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan yada tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin muhafaza edildiği yerdir. Arşivler ikiye ayrılır:                                 1) Klasik arşivler: Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir.         2) Modern arşivler: iş dünyasında hastaneler, televizyonlar, belediyeler gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.           

 BELEDİYE ARŞİVİ

       Belediyenin çeşitli birimlerine ait  dosyaların, tasnif, niteleme, etiketleme ve  arşivde konumlandırma  işlemlerinin yapılmasına belediye arşivi denir. Bu çalışmalar, konunun uzmanı olan personel tarafından yapılmalıdır. Bilgisayar destekli olarak yapılmalıdır ve bu çalışmalar  neticesinde dosyaların nitelik bilgilerine web tabanlı bir yazılım ile ulaşmak daha kolay olur.  Dosyasının tasnifi yapılmış olan her birim, kendi dosya bilgilerine yetkileri çerçevesinde ulaşabilmesi bu şekilde mümkün olacaktır.

        Belediyenin çeşitli birimlerine ait olan dosyalar gözden geçirilip, dosyaya ait olmayan belgeler içinden ayıklanmalıdır.  Bunların nitelik bilgileri web yazılımı vasıtası ile bilgisayar ortamına aktarılmalıdır. Tasnifi ve nitelemesi yapılan bu dosyalar yeniden etiketlenip, usulüne uygun olarak etiketlenen kutulara yerleştirilip, belli bir sistem dahilinde raflara yerleştirilerek arşiv oluşturulmalıdır. Son olarak  belli bir süre sonra da bir komisyon oluşturulup  imha edilecek belgeler belirlenerek ayıklama işlemi yapılmalıdır.

         Belediye arşivinde görevli personelin yapması gerekenler:

-        Her birimin kendi müdürlükleri tarafından belirli bir süre için saklayacağı arşivlik malzemeleri kendi biriminde “ arşiv birimi” oluşturmasını sağlamak,

-        Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip ederek kurumda bunu uygulamak,

-        Birim arşivlerini koordine etmek ve onlara danışmanlık hizmeti vererek sonuçları değerlendirmek,

-        Kurum arşivini kurmak,

-        Birim ve kurum arşivlerini elektronik ortama aktarılması için projeler yürütmek,

-        Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek gibi görevleri bulunmaktadır.