Elektronik posta (e-posta) , bilgisayar ağlarında kullanıcılarının birbirleriyle yazılı olarak haberleşmesini sağlayan bir sistemdir. Bir elektronik posta mesajı yazarken veya yollarken birtakım kurallara uymak gerekir. Bu kurallara uyulmaması halinde de mesaj yollanabilir ve hatta yerine de ulaşabilir. Ancak yüz yüze iletişimde olduğu gibi elektronik ortamda da etkili bir iletişimin sağlanabilmesi ancak birtakım kurallara uyulması halinde olanaklıdır.

Bir Elektronik Posta (e-posta) Adresi Oluşturma:

Bir e-posta mesajı yollayabilmek için öncelikle bir adres sahibi olmak gerekir. Daha sonra bu adresi veren kurumun altyapısı kullanılarak mesaj alış-verişi yapılabilir. Günümüzde birçok kurum bu servisi kendi personeline (çalışanlar, öğrenciler vb.) genellikle ücretsiz olarak sunmaktadır.

Bir e-posta adresinin oluşturulması sürecinde adreste kullanılacak olan kullanıcı ismiyle ilgili olarak birtakım kurallar bulunmaktadır ve bu kuralların dışına genellikle çıkılamaz. Örneğin Hacettepe Üniversitesinde akademik ve idari personel için bir e-posta hesabı oluşturulduğunda kullanıcı ismi bölümü için uygulanan genel yol isim/soyisim (örneğin: sadi@hacxxxxxx.edu.tr) veya önce isim daha sonra soyismin baş harfinin veya önce soyismin baş harfi daha sonra da ismin kullanılması şeklinde olmaktadır. Kullanıcı adları bazı durumlarda isim.soyisim şeklinde de olabilmektedir. Ancak kurum içinde aynı isim veya soyisimden kişilerin bulunması durumunda başka seçeneklere de başvurulabilmektedir.

Öğrenciler için izlenen yol ise, kullanıcı kodu olarak önceleri okul numarası kullanılıyorken son zamanlarda isim+okula giriş yılının birleşimi kullanılmaya başlanmıştır. Örneğin:

• okul numarası 20300456 olan bir öğrencinin e-posta adresi b0300456@hacettepe.edu.tr şeklinde olmaktaydı (eski uygulama).
• 2007 yılında üniversiteye kaydolan ve ismi Aliveli YILMAZ olan bir öğrencinin adresi aliveli07@hacettepe.edu.tr şeklinde olabilmektedir (yeni uygulama).

Öte yandan sanal ortamda ücretsiz e-posta hizmeti veren onlarca site bulunmaktadır; gmail, yahoo, hotmail gibi. Bu sitelere girilip bir e-posta adresi oluşturulurken kullanıcılar kullanıcı adı konusunda özgür seçimler yapabilmektedirler. Örneğin kullanıcı ismi adınızın ilk harfi ve soyadınız olabileceği gibi, adınız, soyadınız ya da her ikisi birden de olabilmektedir. Ancak burada da benzer sorunlar çıkabilmektedir. Örneğin aynı isim, soyisim veya bunların çeşitli şekillerde birleşimleri birileri tarafından kullanılmış olabilmektedir. Bu durumda sistem kullanıcıya birtakım önerilerde bulunmaktadır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, özellikle bir kurumda iletişim amaçlı kullanılacak e-posta adreslerinin kullanıcı adlarının anlamlı, kullanacak olan kişinin kurumunun yapısına uygun ve kişinin kimliğini yansıtacak bir şekilde olmasıdır.

Yeni Gelen Bir e-Posta Mesajını Okuma, Yeni Bir Mesaj Yazma:

Bir e-posta mesajı okunurken/yollanırken değişik arayüzlere ve farklı işlevlere sahip programlar kullanılabilir. Bir e-posta mesajını okuma/gönderme işlemini yapabilmek için öncelikle bir e-posta yazılımını (veya web üzerinden aynı işlemleri yapan servisleri) kullanmak gerekir. Bu sisteme girdikten sonra gelen mesajlar okunabilir, yeni bir mesaj yazılabilir veya gelen mesaj bir başkasına aktarılabilir. Gelen bir mesajı görmek ve okumak için “Gelen Kutusu” (Inbox) olarak adlandırılan bölüme gitmek ve buradaki mesaja tıklamak gerekir. Yeni bir mesaj yazılmak istendiği zaman ise "Posta oluştur, Yeni Mesaj" (Compose message, New Message) vb gibi komutlar seçilmelidir.

e-Posta Programlarının Arayüzlerini Tanıma:

Kullanılan e-posta arayüzlerinde (programlarda) ortak birtakım bölümler bulunur. Bu bölümleri tanımak sistemi etkili bir şekilde kullanabilmek için önemlidir. Bu bölümler, anlamları ve işlevleri:

• Kimden (From):  Bu bölüm genellikle görünmediğinden bununla ilgili (ilk kullanma işlemindeki ayarlar dışında) bir şey yapmak gerekmiyor.
• Kime (To):  Bu bölüme alıcının adresini yazmak gerekir (örneğin: sadi@hacxxxxxx.edu.tr).   Eğer kullandığınız program bir adres defteri düzenlemenize olanak tanıyorsa bir adresi "adres defterine" ekledikten sonra mesaj yollandığında adresi tekrar tekrar yazmak yerine adres defterinden ekletebilirsiniz.  Bir mesajı birden fazla kişiye (adrese) yollamak gerektiğinde adresleri birbirinden ayırmak gerekir.   Bu ayırma işlemi genellikle virgül (,) işaretiyle yapılırken bazı programlarda başka işaretler, örneğin noktalı virgül (;) kullanmak gerekebiliyor.  
• Bilgi (kk-karbon kopya, cc-carbon copy):  Bu bölümü, bir mesajı yollanırken (aynı mesajın) bilgi amaçlı olarak başkalarına da yollanması gerektiğinde kullanmak gerekir.  Bu bölüme de birden fazla alıcı adresi yazılabilir.  Bir alıcının adresinin "Kime (to)" veya "Bilgi (cc)" kısmına yazılmış olması alıcı açısından bir fark yaratmaz. (Bazı e-posta programları, alıcının adresi "Bilgi" kısmına yazıldığında bu durumu bir simgeyi mesajın başlığına ekleyerek belirtiyor olabilir. Bu sayede alıcı mesajın doğrudan kendisine yollanıp yollanmadığı konusunda mesajın içeriğini görmeden bilgi sahibi olabilir.) Buraya e-posta adresleri yazılırken izlenecek sıra konusunda kurumsal dengelerin göz önünde bulundurulması uygun olabilir. Eğer bilgilendirme işi birden fazla kişiye yönelik yapılıyorsa üst rütbeli/ünvanlı kişiler üst sıraya yazılır.
• Gizli (bcc-blind carbon copy):  Bir mesajı birden fazla kişiye yollamak gerektiğinde alıcılar birbirlerinin e-posta adreslerini görebilirler.   Bu durum kimi zaman uygun düşmeyebilir.  Bir alıcının e-posta adresini, O'nun onayını almadan başka kişilerle paylaşmak pek istenen bir durum değildir. Adreslerin bu şekilde toplu olarak görünür bir şekilde yazılmış olması hem görüntü kirliliği yaratmakta hem de bu adresleri toplayıp pazarlayanların işini kolaylaştırmaktadır. Çok sayıda adresi "to" veya "cc" kısmına yazmak bazı e-posta programlarında görüntü açısından da sorun oluşturabilir.  "Gizli (bcc)" bölümüne yazılan adresler alıcılara ulaşan mesajda görünmez.  Bu nedenle birçok alıcıya yollanan mesajlarda adresleri buraya eklemek gerekir. Bu gibi durumlarda sadece "to" veya "cc" kısmındaki adresler görünür. 
• Konu (Subject):  Burada, gönderilecek olan mesajın içeriğiyle ilgili bir ifade yer almalıdır. 
• Mesaj gönderilmeye hazır olduğunda "Gönder" (Send) düğmesine tıklanır. 

Yeni Bir e-Posta Mesajı Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar:

Bir mesaj yollanırken mesajın ilk satırına bir hitapla başlamak ve sonra mesajı yollamanın nedenini belirtmek gerekir. Daha sonra soru/dilek/öneri vs.nin belirtilmesi beklenir. Son kısımda ise bir saygı ifadesi ile ismin yazılması gerekir. İsmin alt kısmına da e-posta adres(ler)i, web adresi, telefon gibi diğer bilgiler eklenebilir. Birçok e-posta yazılımında bu bölüme yazılacak bilgiler "imza" oluşturularak otomatik olarak eklenebilmektedir. Ancak otomatik olarak eklendiğinde bile gerekiyorsa bu bölüm kısmen veya tamamen silinebilir.

Özellikle son zamanlarda çeşitli virüsler, virüs içeren mesajlar (dosyalar) yollamaktadırlar. Bu mesajlar bazen mesajda gönderici olarak görünen kişiden habersiz yollanıyor olabilmektedir. Kimi virüsler "A" isimli kişinin bilgisayarından "B" isimli kişinin gerçek adresini kullanarak "C" isimli kişiye mesaj yollayabilmektedir. Bu olaydan "B" isimli kişinin hiç haberi olmayabilmekte ve "C" isimli kişi de bu durumdan habersiz bir şekilde "B" isimli arkadaşından gelen mesajı açmakta ve bilgisayarına virüs bulaştırabilmektedir. Virüs programları mesajların konu kısımlarında ve mesajın içeriğinde klasik birtakım ifadeler kullanmaktadırlar. Bu yüzden mesajın "konu" kısmına ve içeriğe anlamlı bir şeyler yazmak günümüzde daha çok önem kazanmıştır.

Bazı e-posta adreslerinde göndericinin kimliği açık olabilir. Başka bir deyişle kullanıcı kısmında göndericinin tam ismi bulunuyor olabilir. Ancak buna karşın yine de mesajın sonuna göndericinin isminin mutlaka yazılması gerekir. Çünkü bazı e-posta okuma programlarında alıcı göndericinin e-posta adresini ilk anda (veya hiçbir zaman) görmüyor olabilir.

Mesajı yazma işi tamamlandıktan sonra mesajı yollamadan önce yazılanları okumak önemlidir. Yazım ve anlatım hataları ve noktalama işaretleri konusunda yapılan hatalar ancak okunursa görülebilir ve düzeltilebilir.

Eğer mesaj uzun ise mesaj metnini tek paragraf halinde yazma yerine bölümlere ayırmak gerekir. Ancak satır sonlarında "Enter" tuşuna basılmaması gerekir. Ekranda satır sonuna gelindiğinde bir sonraki satıra kendiliğinden geçilmektedir. Ancak paragraf sonu olarak düşünülen noktada "Enter" tuşuna basmak gerekir. Aksi halde değişik çözünürlüklere sahip bilgisayarlarda metin karmakarışık bir görünüm alabilir.

e-Posta mesaj metnini olabildiğince kısa tutmak gerekir. e-Posta mesajlarının genellikle bilgisayar ekranında okunduğunu ve bu nedenle uzun metinlerin okunma şansının düşük olacağını unutmamak gerekir.

Mesaj yazarken BÜYÜK HARF kullanmamak gerekir. Büyük harf sanal ortamda "bağırmak" anlamına gelmektedir. Dahası büyük harfler kullanılarak yazılan metinleri okumak zordur.

Kullanılan sistemin Türkçe desteği olup olmadığına dikkat edilmelidir. Eğer Türkçe destek yoksa yazılan mesajın okunamaz bir şekilde alıcıya ulaşabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

e-Posta Mesajlarına Yanıt Verme:

Bir e-posta mesajına kimi zaman bir yanıt vermek gerekebilir. Bu işlemi yapabilmek için öncelikle e-Posta iletilerini okumak için kullanılan arayüzü incelemek gerekir. Arayüzdeki menüler-seçenekler yapılan işlemin türüne göre değişebilir. Kullanıma sunulan menüler-seçenekler yalnızca o anda yapılabilecek türden olabilir. Örneğin "yanıtla" düğmesi yalnızca gelen bir mesajı okurken ekranda görüntülenebiliyor olabilir.

Gelen bir mesajı yanıtlama: Gelen bir mesajı yanıtlamak için öncelikle ekrandaki "Yanıtla" düğmesine-bağlantısına tıklamak gerekir. Bu aşamada "alıcı" kısmında mesajı yollayan kişinin e-posta adresi yansır ve ayrıca (genellikle) gelen mesajın bir kopyası ileti ekranının mesaj yazılan kısmında görüntülenir. Bu mesajın üstü kısmına ve aralarda ilgili yerlere yanıtları yazmak mümkündür. Ancak hangi yazının kime ait olduğunun net olarak anlaşılıyor olması önemlidir. Bu nedenle genelde cevap mesajı mesajın giriş kısmına toplu olarak yazılır.

Tümünü Yanıtla (Reply All): Bazen bir mesaj, mesajı yollayan kişi tarafından birden fazla kişiye (veya adrese) yollanmış olabilir. Mesajı yollayan kişi mesajın içeriğiyle ilgili olarak başkalarını da bilgilendirmek amacıyla Onların adreslerini de yazmış olabilir. Kişi ayrıca kendisine ait birden fazla e-posta adresini de yazmış olabilir. Bu gibi durumlarda mesajı yanıtlarken, yanıtı mesajı yollayan kişi dışında aynı mesajı alan diğer kişilere (adreslere) de yollamak gerekebilir. Bunun için de “Yanıtla” komutu yerine “Tümünü Yanıtla” (Reply All) komutunu kullanmak gerekir. Bu komut sayesinde mesajın bütün muhatapları mesaja verilen yanıtı görmüş olur.

Yanıtlanan bir mesajdaki yazıların bir kısmını silmek mümkündür. Örneğin o mesajı daha önce yollayanların-alanların adreslerinin görünmesinin uygun olmayacağı düşünülerek silinebilir. Mesajın son kısmında bulunan ve mesajla doğrudan ilintili olmayan yazılar-reklamlar vs silinebilir. Bu işlem yapılmadığı taktirde özellikle başkalarına aktarılan iletiler mesajla doğrudan ilintili olmayan yazılar-reklamlar-adreslerle dolup taşar. Aynı zamanda mesaj boyutunu da artıran bu tür bölümleri mesajdan silmek önemlidir.

Bir gruptan (tartışma listesinden gelen) bir mesajı yanıtlama: Bir mesajı yanıtlama işlemi sırasında dikkat edilmesi gereken bir durum bulunmaktadır. Eğer yanıtlanan mesaj bir gruptan geliyorsa, mesajı yollayan kısmında bir kişinin ismi-adresi bulunuyor olsa da "Mesajı Yanıtla" dendiğinde mesajın "alıcı" kısmında mesajın dağıtıldığı listenin adresi görüntülenir. Yani kişisel olduğu düşünülerek yazılan bir mesaj yüzlerce kişinin üyesi olabileceği bir listeye yollanmış olabilir. Bu durum özel bilgilerin yabancılarla paylaşılması ve/veya mahcup duruma düşülmesi gibi durumlara yol açabilir. Bu gibi durumlarda "Yanıtla" düğmesine tıkladıktan sonra "Alıcı" kısmına yansıyan liste adresinin silinerek mesajın yollanacağı kişinin adresinin yazılması gerekir.

Bir e-Posta Mesajının Alıcısına Ulaşması/Ulaşmaması Durumları:

Bazen yollanan bir mesaj alıcısına ulaşmayabiliyor. Bu duruma değişik etkenler yol açmış olabilir. Bu durumlar kısaca aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

• e-Posta sistemleri bazen çok yüklü olabiliyorlar. Bu durum bazen mesajların yerine ulaşmaması sonucunu doğurabiliyor.
• Mesajın alıcıya ulaşmamış olmasının nedenlerinden birisi alıcının adresinin yanlış yazılmış olması olabilir. Bu yüzden eğer posta kutusunda alıcıdan gelen bir mesaj varsa, o mesaja yanıt vererek (Yanıtla-Reply düğmelerine tıklayarak) mesaj yazılabilir. Ayrıca gelen mesajdaki adres bir adres defterine de kaydedilebilir ve böylece bir mesaj yollanmak istendiğinde alıcının adresi adres defterinden eklettirilebilir. Bir mesaj yanlış-eksik yazılmış bir adrese yollandığında karşı sistemin sistem yöneticisi mesajı göndericiye geri yollayabilir. Mesajı yollayan kişiye gelen mesajda yollayan kişinin ismi kısmında "Postmaster" gibi bir isim görünür. Mesajı yollayan kişi bu adresin ne olduğunu bilmeyip mesajı silebilir. Sistemlerden gelen mesajların içeriği genelde İngilizce olmakta ve birçok kullanıcı tarafından anlaşılmadığından silinmektedir. Bazen de mesaj yanlış yere yollandığı halde herhangi bir nedenden dolayı göndericiye herhangi bir bilgi ulaşmamış olabilir. Öte yandan eğer adresin alanadı kısmı yanlış ise anında yollayana geri gelebilir.
• Bazen bir mesajı okurken tıklanan "Yanıtla" düğmesi de mesajın hedefine ulaşmasını yüzde yüz sağlayamayabilir. Eğer alıcının sisteminde e-posta adres ayarları yapılırken e-posta adresi yanlış yazılmış ise size ulaşan mesajın göndericisi kısmında bulunan bilgiler de yanlış olabilir. Bu durumda "Yanıtla" düğmesine tıklanarak mesaj yollandığında mesaj hedefine (veya amaçlanan adrese) ulaşmayabilir.
• Mesajı yollayan, alıcının adresini yazarken bir yanlışlık yapmış olabilir ve böylece mesaj yanlış adrese yollanmış olabilir. Ancak yanlış yazılan adres gerçek yani var olan bir kullanıcıya ait olabilir ve bu nedenle de mesaj bir yere ulaşmış olabilir. Eğer mesajı alan kişi yollayan kişiyi bilgilendirmezse mesajın durumu hakkında bilgi sahibi olunamaz. Başka bir ifadeyle gönderici mesajın yanlış yere yollandığını bilemeyebilir. Ancak bu durumda mesaj ulaşması gereken yere ulaşmamıştır ve gönderici gerçeği bilmemektedir.
• Bir mesajın alıcıya ulaşmamasının nedenlerinden bir başkası alıcının e-posta kutusunun bulunduğu sistemde yaşanan sorunlarla ilgili olabilir. Sistem (geçici olarak) çökmüş olabilir. Eğer bir elektrik kesintisi yaşanmışsa (ve bu konuda gerekli birtakım önlemler alınmamışsa) bazı mesajların kaybolması söz konusu olabilir.
• Mesajın alıcıya ulaşmamasının bir başka nedeni de alıcının posta kutusunun dolu olması olabilir. Bu tür bir nedenle alıcıya ulaşmayan mesajlar genellikle mesajı yollayan kişiye geri gelir.
• Özellikle büyük boyutlu eklentilerin olduğu mesajların yollanması konusunda özenli olmak gerekir. Tatillerde veya yaz aylarında (tatilde olunduğunda) e-posta kutularına bakma (mesajları okuma-silme vs işlemi) sık sık yapılamadığından posta kutusunun çabucak dolması söz konusu olabilir. Bu gibi durumlarda alıcının sistemi mesajı iletmeyebilir ve mesajı (dosyayı) alıcısına ulaştırmadığı gibi göndericiyi de bilgilendirmeyebilir. Bu durumu unutmamak gerekir.
• Bazı sistemlerde belirli uzantıları olan dosyalar eklenti olarak yollandığında alıcının sistemi virüs tehlikesine karşı bir önlem olarak eklenen dosyaları silebilir. Örneğin Hacettepe Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi bu tür durumlarda eklenti dosyayı (.zip vb gibi) silmekte ve mesajı bir açıklamayla birlikte alıcılara iletmektedirler.
• Bazı durumlarda göndericiye "Mesajınız alıcıya ulaştırılamadı" şeklinde bir mesaj iletilirken bu durum her zaman gerçekleşmeyebilir. Yani mesaj alıcıya ulaşmayabilir ve göndericinin bu durumdan haberi olmayabilir. Bu konuyla ilgili olarak alınacak önlemlerden birisi kullanılan programda eğer varsa "Okundu Bilgisi İste" seçeneğini seçmektir.
• Bazı sistemler, istenmeyen mesajları önlemek amacıyla iletilerdeki belli anahtar sözcükleri tararlar ve eğer listelerindeki bir sözcük mesajın içinde geçiyorsa o mesajı sistemin oluşturduğu bir klasöre yönlendirebilirler. Bu klasörler "Spam", "Junk e-mail" gibi isimler taşıyabilir. Bazen kişiye yollanan özel bir mesaj da (istenmeyen türden bir mesaj olmadığı halde) çeşitli nedenlerle bu klasörlere yönlendirilmiş olabiliyor.

  Mesajın karşı taraftaki sunucu tarafından "istenmeyen mesajlar" klasörüne yönlendirilmemesi için mesajın "konu" kısmına ne yazıldığına dikkat edilmesinde yarar bulunmaktadır. Bu bağlamda bazı sözcükleri kullanmaktan kaçınmak gerekebilir. Bu konuda bir yöneticinin bir gruba yolladığı e-posta mesajında yaptığı öneri şöyle:

  • For future correspondance please use a different subject line. However, please avoid subject headers such as: “a question”, “an enquiry”, “a favour”, “information required”, etc. as the new spam detector on our server just loves these words!
  • Mesajlarınızın konu alanında "bir soru", "bir rica", "bilgi talebi" vb gibi ifadeleri kullanmamaya çalışınız. Çünkü bizim sunucumuzdaki istenmeyen mesaj (spam) algılayıcıları bu sözcükleri çok sevmektedirler :-)))
• Mesaj henüz okunmadan yanlışlıkla silinmiş olabilir. Eğer sistemde bir yavaşlık söz konusu ise ve kullanıcı bir grup mesajı arka arkaya silmek üzere "delete" (sil) tuşuna (veya bu işi yapan başka bir tuşa) basıyorsa bilgisayarın bu komutları gecikmeli olarak yerine getirmesi söz konusu olabilecektir. Bu durumda kullanıcı farkında olmadan silmek istediği mesajlarla birlikte başka mesajları da silmiş olabilecektir.
• Bazen yollanan bir mesaj hedefine ulaştığında okunmaz durumda olabilir. Mesajın okunamaması durumuna en çok Türkçe karakterlerin bozulması yol açmaktadır. Eğer alıcı mesajı okuyamıyorsa konusunu ve/veya kimden geldiğini de bilemeyebilir. Bu durumda mesajı silebilir. Türkçe karakterlerin bozuk bir şekilde ulaşmasına genellikle göndericiyle alıcının aynı kodlama sistemini kullanmamış olması yol açmaktadır. Alıcı kodlama sistemini değiştirerek o mesajı okunur hale getirebilir. Ancak her kullanıcı bu işlemin nasıl yapıldığını bilmiyor olabilir. Kaldı ki bazen kodlama sistemini değiştirmek de sorunu çözmüyor olabilir.
• Kodlama sisteminden kaynaklanan sorunlardan dolayı içinde birçok Türkçe karakter bulunan bazı isimler okunmaz hale gelebiliyorlar. Bu durumda alıcı göndericinin kim olduğunu bilemediğinden mesajı silebilir.
   
• Form Kullanarak Bir e-Posta Mesajı Yollama:

  Bazen bir e-posta arayüzü kullanarak mesaj yollamak yerine bir form kullanılabilir. Bazı web sitelerinde sitenin sahibi e-posta adresinin kötü amaçlı kullanımlar için toplanmasını engellemek için adresini bildirmez. Bunun yerine iletişim için bir form kullanır. Bu form kullanılarak yollanan mesaj formun yönlendirildiği adrese ulaşır. Ancak kimi zaman form kullanılarak yollanan mesaj form sisteminin işleyişinden kaynaklanan sorunlar nedeniyle alıcıya ulaşmayabilir veya gecikmeli ulaşabilir.
   

• Mesajların, Gelen Yüzlerce Mesaj Arasında Gözden Kaybolması:

Bazı e-posta kullanıcıları kendilerine gelen mesajların bir kısmını çeşitli nedenlerden dolayı hemen silmezler. Bu mesajlar her gün artan bir şekilde birikir. Mesajların arayüz içinde görüntülenme sırası çeşitli şekillerde yapılıyor olabilir. Örneğin mesajlar "Mesajın Alınma Tarihi" veya "Gönderme Tarihi"ne göre sıralanmış olabilirler. Bu durumda kullanıcı eğer mesajların görüntülenmesini "Mesajların Yollanma Tarihi" sırasına göre yapmışsa yolladığı tarihten bir hafta gibi bir süre sonra ulaşan bir mesaj en son gelen mesajların arasında değil de gözden geçirilmiş olan mesajların arasında kalacak ve kullanıcı tarafından en azından bir süreliğine fark edilmeyebilecektir.

Öte yandan bir mesaj herhangi bir nedenle istenmeyen mesaj olarak etiketlenen mesajların yönlendirildiği klasörlerden birisine yönlendirilmiş olabilir. Eğer kullanıcı bu klasörleri zaman zaman kontrol etmiyorsa o mesajın okunma şansı olmayabilecektir. Bazen kontrol işlemi yapılsa bile (kontrol sırasında bütün istenmeyen mesajlar tek tek okunmayacağından) yüzlerce mesaj arasında gözden kaçabilecektir.

Bazı sistemlerde kullanıcılar "Spam" veya "Junk e-mail" vb şekillerde adlandırılan istenmeyen mesajların yönlendirildiği klasörleri zaman zaman kontrol edip boşaltmamaktadırlar. Bu da gereksiz yere disk alanının dolması demektir. Bu nedenle bazı sistemler bu klasörlerini belli zamanlarda otomatik olarak silinmesi yönünde karar almış olabilirler. Bu durumda kullanıcı kendisine gelen özel bir mesajı, mesaj sistem tarafından silineceği için göremeyecektir.

e-Posta Mesajına Bir Dosya Ekleme (attachment):

Kimi durumlarda alıcıya mesajın içeriğini bir dosya halinde yollamak gerekir. Bu durumda örneğin bir sözcük işlemci kullanılarak hazırlanan dosya mesaja iliştirilerek yollanır. Ancak bu tür bir yol izlendiğinde de birtakım kurallara uymak gerekir. Bu kurallar aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

• Mesajın içeriğinde alıcıya ne yollandığı, yollanan dosyanın adının, içeriğinin vb. gibi bilgilerin kısaca belirtilmelidir. Eğer mesajın içeriği boş ise eklentinin bir virüs tarafından yollanmış olabileceği düşünülerek hiç açmadan silinebilir.
• Dosyaya anlamlı bir isim verilmelidir. Eğer dosya bir duyuruyla ilgili ise dosyaya "duyuru.doc" ismi yerine örneğin "bilişim_toplantısı_duyurusu.doc" gibi bir isim verilmelidir.
• Yollanan dosya örneğin bir ders ile ilgili bir ödev ise dosyanın ismi kesinlikle "ödev" olmamalıdır. Böyle bir durumda ders sorumlusuna örneğin 50 adet "ödev" isimli dosya ulaşacak ve karışıklıklar olacaktır. Bu yüzden Recep Külyutmaz isimli bir öğrenci aldığı bir dersin öğretim elemanına yollayacağı bir proje metnine "Kulyutmaz_Tasarim-Ilkeler_taslak.doc", "Kulyutmaz_Tasarim-Ilkeler.ppt" gibi kimliğini ve dosyanın konusunu açıkça belirtecek bir isim kullanmalıdır. Kimi durumlarda kullanılan e-posta sistemi Türkçe karakterleri desteklemeyebilir ve dosya isminde Türkçe karakter bulunması durumunda alıcıya garip isimli dosyalar ulaşabilir. Bu durum göz önünde bulundurulmalıdır.
• Bir projeyle ilgili olarak birden fazla tür dosya yollanacaksa dosyalar için aynı isimlerin kullanılmış olmasına dikkat edilmelidir. Örneğin, "Kulyutmaz_Tasarim-Ilkeler.doc" ve "Kulyutmaz_Tasarim-Ilkeler.ppt" gibi.
• Bir dosya mesaja eklenti olarak yollandığında, yollanan dosyanın virüs kontrolünden mutlaka geçirilmesi gerekir.
• Yollanacak dosyanın dosya boyutu büyük ise bir sıkıştırma programı kullanmak uygun olabilir. Bir sıkıştırma programı (örneğin "zip", "rar" vb gibi) kullanarak dosyayı sıkıştırdıktan sonra yollamak hem alıcının posta kutusunda çok fazla yer işgal etmemek açısından hem de sorunsuz bir şekilde ulaşması açısından önemlidir. Öte yandan bazı sistemler dosya büyüklükleri açısından belli kotalar (örneğin. 5 MB gibi) koymaktadır. Eğer yollanacak dosya konulan kota sınırını aşıyorsa yerine ulaşamayabilir.

Bir dosyayı eklenti olarak yollamak değişik şekillerde yapılabilir. Örneğin Windows platformunda bir dosyanın üzerine farenin sağ düğmesiyle tıklandığında çıkan menüden "Gönder" daha sonra "Posta Alıcısı" seçeneği seçildiğinde kullanılan bilgisayardaki e-posta okuma programı yeni bir mesaj yollama penceresi (dosya eklenmiş şekilde) açacaktır. Bu pencerede ilgili boşlukları (alıcının adresi, konu, mesaj gibi) doldurarak mesaj yollanabilir.

e-Posta programını kullanırken yeni bir mesaj penceresi açıldıktan sonra gönderilecek olan dosya "Ekle" komutuyla eklenebilir. Bu ekleme işlemi programın yapısına göre farklı şekillerde yapılabilir. Örneğin Outlook Express programında dosya ekleme işlemi menüden "Ekle" komutu seçilerek veya araç çubuğundan "Ekle" düğmesine tıklanarak yapılabileceği gibi, sürükle-bırak yöntemi de kullanılabilir.

Bazı sistemler güvenlik kaygılarından dolayı belli uzantılara sahip dosyaların e-posta sistemi üstünden aktarılmasına izin vermiyor olabilirler. Örneğin “.exe” uzantılı dosyaları bir e-posta mesajı ekinde başka birisine yollamak genellikle mümkün değildir.